WBTR

Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen

Om aan alle wet- en regelgeving rondom de WBTR te voldoen hebben wij de volgende punten opgesteld, in aanvulling op onze statuten en het huishoudelijk reglement.

Goed bestuur

Wij hebben afgesproken dat alle bestuursleden en toezichthouders zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privé-persoon, zowel intern (binnen de vereniging) als extern (in relatie met derden).

Bij aankopen stellen wij het belang van de vereniging voorop. In situaties die van belang zijn voor de vereniging, handelen wij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is voor de vereniging.

Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen. Wij zullen de belangrijkste beslissingen publiceren op een wijze dat de leden kunnen zien hoe en welke besluiten zijn genomen.

Er is een goede regeling voor onze verenigingsfinanciën. Wij gaan bewust om met uitgaven van het verenigingsgeld en zullen dat zoveel mogelijk gebruiken voor het bereiken van de afgesproken doelen.

Er is een duidelijke taakomschrijving voor de werkwijze van de penningmeester, zoals het opstellen en laten goedkeuren van een begroting en jaarrekening.

Wij laten de leden op tijd de financiële verantwoording zien zodat zij er hun oordeel over kunnen geven.

Wij hebben een kascommissie vanuit de ledenkring die jaarlijks de boekhouding controleert en verslag uitbrengt aan de leden.

Wij spreken af dat we zorgvuldig omgaan met investeringen.Dat betekent: we volgen de juiste procedures, in het bijzonder bij grote, risicovolle uitgaven. Bij de besluitvorming dient er een gedegen onderbouwing van de noodzaak van de uitgaven te zijn.

Wij streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat wij goede procedures en afspraken hebben gemaakt. Wij hebben geregeld bestuursbijeenkomsten, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Wij leggen vast wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden bewaard.

Wij spreken af deze afspraken regelmatig te controleren op actualiteit en relevantie (tenminste een keer per twee jaar). Zo nodig passen wij de afspraken aan.

Aansprakelijkheid van bestuursleden

Binnen onze vereniging maken wij de volgende afspraken:

1. Voor huidige bestuursleden:

Wij zorgen er als bestuur voor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging.

Wij spreken af dat bestuurders als volgt handelen:

Dat we bij uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden blijven.
Dat we handelen conform de wet, statuten en eventuele bestuursreglementen.
Houd je aan de afspraken zoals neergelegd in stap 2 met betrekking tot ‘Goed bestuur’.
Wij bespreken jaarlijks met de leden de financiële toestand van de vereniging.
We voorkom dat sprake is van tegenstrijdig belang (en)(zie Stap 5: Tegenstrijdig belang)
Wij voldoen aan de administratieplichten.
Wij gaan geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen.
Wij doen geen betalingstoezeggingen en melden betaalproblemen tijdig als de vereniging in zwaar weer verkeert en afstevent op een faillissement.
Wij zorgen ervoor dat de vereniging voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG.

2. Voor nieuwe bestuursleden:

Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:

De financiële toestand van de vereniging.
De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.
De (onderlinge) werkafspraken.
De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.

3. Voor aftredende bestuursleden:

Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:

Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.
Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.
Decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging.
Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).
Vastlegging van de afspraken.

Ten aanzien van de afspraken onder 1, 2 en 3 spreken wij af:

deze afspraken regelmatig te controleren op actualiteit en relevantie (tenminste een keer per twee jaar)
om met nieuwe bestuursleden te evalueren na 3 tot 6 maanden na toetreding tot het bestuur.

Tegenstrijdig belang

Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden.

Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang.

Tijdens iedere bestuursvergadering wordt bij aanvang gevraagd of er ten aanzien van één van de agendapunten sprake is van een tegenstrijdig belang. Dat wordt schriftelijk vastgelegd in het vergaderverslag, samen met een vermelding hoe het bestuur hiermee is omgegaan.

Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.

Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, of omdat een quorum (minimum aantal vereisten stemmen ) of versterkte/volstrekte meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald omdat één of meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang heeft, zal het bestuur de beslissing doorverwijzen naar de Algemene Ledenvergadering.

Als een (potentieel) tegenstrijdig belang merken wij als bestuur in ieder geval aan:
Het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen de vereniging enerzijds en de bestuurder en/of relaties van de bestuurder anderzijds.

Wij spreken af deze afspraken minstens éénmaal per twee jaar te controleren op actualiteit en relevantie.

Afwezigheid van één of meer bestuursleden

Als sprake is van (tijdelijke) afwezigheid van een bestuurder, dient het betreffende bestuurslid dit direct te melden bij de overige bestuursleden.

Bij belet en ontstentenis van één bestuurder (niet zijnde de enige bestuurder) of meerdere bestuurders zijn de overige bestuurders belast met het bestuur van de organisatie OF worden één of meerdere personen (te benoemen door de algemene vergadering) met het ‘medebestuur’ belast naast de overgebleven bestuurder.

Bij belet en ontstentenis van alle bestuurders: is de ALV bevoegd om één of meerdere personen aan te wijzen om tijdelijk in het bestuur van de organisatie te voorzien. Het bestuur zal bij het nemen van besluiten nagaan of is voldaan aan het minimum aantal stemmen zoals in de statuten is vastgelegd.

Het bestuur handelt zoals opgenomen in de statuten en een eventueel huishoudelijk reglement.

Als het aantal bestuursleden onvoldoende is om een besluit te nemen zal een stemming plaatsvinden in de Algemene Ledenvergadering.

Wij leggen de procedure vast in de statuten of het huishoudelijk reglement.

Wij spreken af deze afspraken minimaal één keer per twee jaar te controleren op actualiteit en relevantie.

Meervoudig stemrecht

Het meervoudig stemrecht is voor onze vereniging niet van toepassing

Wij hebben afgesproken dat de voorzitter een dubbele stem krijgt ingeval van gelijke stemmen, maar niet meer dan de overige bestuurders gezamenlijk.

Wij hebben afgesproken dat dubbele stemmen alleen tellen als er maximaal 1 afwezig bestuurslid is.

Wij hebben afgesproken dat dubbele stemmen alleen tellen indien er minimaal 4 bestuursleden aanwezig zijn.

Toezicht

Wij hebben alleen een bestuur en geen Raad van Toezicht (of toezichthoudende bestuursleden).

Wij hebben in onze vereniging verschillende groepen, commissies en andere entiteiten die NIET kwalificeren als Raad van Toezicht volgens de WBTR. Wij benoemen dit nadrukkelijk omdat deze dus geen verantwoordelijkheden hebben op het vlak van toezicht, zoals benoemd in de WBTR.

De entiteiten die nadrukkelijk niet onder de WBTR vallen als het gaat om toezicht, zijn:

Commissies
Werkgroepen
Vrijwilligers
Adviseurs

Wij hebben een dagelijks bestuur en een algemeen bestuur. Aangezien het algemeen bestuur geen toezichthoudende taken heeft in de zin van de WBTR is deze niet aan te merken als een Raad van Toezicht of Raad van Commissarissen in de zin van de WBTR.

Bindende voordracht van bestuurders

Bestuursleden van onze vereniging worden benoemd door een formeel besluit van de Algemene Ledenvergadering (ALV). De ALV kan zich uitspreken over de benoeming van een bestuurder.

Onze vereniging kent geen bindende voordracht.

Raadgevende stem

Wij nodigen altijd alle bestuursleden uit voor een Algemene Ledenvergadering.

Wij staan bestuursleden toe om tijdens de Algemene Ledenvergadering een raadgevende stem/advies uit te brengen op voorgenomen besluiten zoals de WBTR dat voorschrijft.

Wij spreken af deze afspraak tweejaarlijks te bekijken om te zien of dit allemaal gebeurt zoals we hebben afgesproken.